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Por que sincronizar

Se você anuncia a mesma propriedade em outros sites, conecte os calendários para que uma data reservada em um lugar feche sozinha nos outros. Assim você evita que dois hóspedes reservem as mesmas noites (overbooking) e não precisa bloquear tudo à mão em cada site. A conexão é feita por link de calendário (formato iCal), o padrão que Airbnb, Booking, Vrbo, Google Agenda e a maioria dos sites de hospedagem aceitam.

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Como a conexão funciona

A conexão tem duas direções, e normalmente você configura as duas:

Exportar

A Rotepass gera um link do seu calendário. Você cola esse link no outro site, e as datas ocupadas aqui passam a ficar fechadas lá.

Importar

Você pega o link do calendário no outro site e cola na Rotepass. As datas ocupadas lá passam a ficar fechadas aqui.
No outro site, procure a área de sincronização, importar e exportar calendário ou iCal. O link que você traz para a Rotepass é o de exportação daquele site. Alguns terminam em .ics e outros não (o do Booking, por exemplo); os dois funcionam.
O link de exportação da Rotepass leva só o que aconteceu na Rotepass:
  • reservas confirmadas;
  • reservas aguardando pagamento e solicitações em andamento (aguardando sua resposta ou já aceitas, esperando o pagamento do hóspede);
  • bloqueios que você fez no calendário da Rotepass.
Ele não leva as datas que a Rotepass importou de outros sites. Ou seja: a Rotepass não repassa reservas de um site para outro.
Exemplo: você conectou o Airbnb e o Booking à Rotepass, mas não conectou um ao outro. Chega uma reserva pelo Booking. A Rotepass fecha essas datas aqui, mas o Airbnb não fica sabendo por ela: o link da Rotepass não inclui a reserva do Booking. Para o Airbnb fechar essas datas, ele precisa importar o link do Booking diretamente.

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Por que a Rotepass não repassa

Se a Rotepass reenviasse o que importa, ela viraria uma ponte entre os sites, e isso cria dois problemas:
  • Bloqueios fantasmas. Um bloqueio do Booking iria para o Airbnb como se fosse da Rotepass. Quando o Booking liberasse a data, o Airbnb continuaria fechado até a informação dar a volta, e vice-versa.
  • Datas presas em loop. Com os sites também conectados entre si, o mesmo bloqueio daria a volta (Booking → Rotepass → Airbnb → Booking…) com um nome novo a cada passagem. A data ficaria fechada para sempre, mesmo sem reserva em lugar nenhum.
Mandando só o que é dela, a Rotepass garante que cada bloqueio tenha uma única origem e seja liberado quando essa origem liberar.

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Anuncia em vários sites? Conecte cada um em todos os outros

Como nenhum site repassa o que importou, cada site precisa importar o link de todos os outros. Exemplo com quatro sites: São 12 conexões: três em cada site. Com dois sites (Rotepass e Airbnb, por exemplo), são duas conexões; com três, seis.
Se faltar uma conexão, aquele par fica descoberto. Exemplo: o Booking importa o Airbnb e a Oithe, mas não a Rotepass. Uma reserva feita na Rotepass fecha as datas no Airbnb e na Oithe, mas o Booking continua vendendo essas noites. Confira todas as conexões sempre que adicionar ou trocar um site.
  • Exportação: cada anúncio tem um link da Rotepass (em anúncios por quartos, um por quarto). É esse mesmo link que você cola em todos os outros sites. Não precisa gerar um link diferente para cada site.
  • Importação: você pode importar vários calendários no mesmo anúncio (ou no mesmo quarto), um para cada site onde anuncia.
  • Link repetido não entra. Se você tentar adicionar um link que já está conectado no mesmo anúncio, a Rotepass recusa com o aviso “Esse link já está conectado neste anúncio.” (ou ”… neste quarto.”). Pequenas variações, como maiúsculas no endereço do site ou uma barra no final, contam como o mesmo link.
Dê a cada calendário importado o nome do site (ex.: Airbnb, Booking). É esse nome que aparece nos avisos da Rotepass, como no aceite de solicitações. Em anúncios por quartos, inclua o quarto no nome (ex.: Airbnb — Suíte 2), porque a lista de calendários conectados mostra os de todos os quartos juntos.

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Conectar calendários

1

Abra suas propriedades

No menu do anfitrião, clique em Propriedades e selecione o anúncio que deseja sincronizar.
2

Vá até a aba Outros

Dentro do editor do anúncio, abra a aba Outros e clique no card Conectar calendários.
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Copie o link de exportação

Em 1. Exportar o calendário do Rotepass, clique em Copiar. Se o link ainda não aparecer, clique em Gerar link antes. Cole esse link em cada um dos outros sites.
4

Importe o calendário do outro site

Em 2. Importar um calendário de outro site, cole o link do outro site no campo de endereço e preencha o nome para identificar a origem, por exemplo, o nome do site.
5

Adicione

Clique em Adicionar calendário. Ele passa a aparecer na lista Calendários conectados.
6

Faça a primeira leitura

Clique em Sincronizar agora no calendário que acabou de adicionar e confira se a Última sincronização mudou para agora. Se aparecer um aviso de erro ou continuar Nunca sincronizado, o link está errado: confira no site de origem. O selo Ativo não prova que a leitura deu certo, porque ele só muda para Erro depois de 3 tentativas com falha. Repita os passos 4 a 6 para cada site.
Aba Outros com as duas etapas da sincronização: exportar o calendário da Rotepass e importar o link de outro site
Se sua propriedade é dividida em quartos, escolha primeiro o quarto no seletor do topo. Cada quarto tem o próprio link de exportação e os próprios calendários importados.
Ao adicionar, a Rotepass só guarda o link: ela não testa o endereço na hora. Se o link estiver errado, você só descobre quando a leitura falhar. Por isso vale fazer a primeira leitura e conferir as datas logo depois de conectar.
Trate o link de exportação como informação privada. Quem tiver o endereço consegue ver as datas ocupadas da sua propriedade.

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Como as datas aparecem

Na Rotepass, as noites que vieram de outro site aparecem no Mapa de Reservas como bloqueadas, com o nome que o próprio site dá ao evento (por exemplo, Reserved no Airbnb ou CLOSED - Not available no Booking). Elas impedem novas reservas na Rotepass nessas datas. O hóspede não sabe de onde veio o bloqueio: se ele tentar reservar essas noites, vê apenas que “As datas selecionadas não estão mais disponíveis.”
Datas que vieram de outro site não podem ser liberadas pela Rotepass. Para abri-las, libere no site de origem; a Rotepass acompanha na leitura seguinte.
Nos outros sites, as noites reservadas, solicitadas ou bloqueadas na Rotepass aparecem como ocupadas assim que o site ler o link da Rotepass.
Só a disponibilidade é sincronizada. Preço, estadia mínima, regras da casa e dados do hóspede continuam sendo configurados separadamente em cada site. Veja Preços e tarifas e Calendário e disponibilidade.

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Bloqueios feitos na Rotepass valem em todos os sites

Todo bloqueio que você faz no calendário da Rotepass, seja de um dia ou de um período, também fecha as datas nos sites que leem o link da Rotepass.
  • Não existe “bloquear só na Rotepass”. Se quiser fechar uma data apenas aqui e deixar os outros sites vendendo, a sincronização não faz isso.
  • Não existe pausar a sincronização. Um bloqueio longo na Rotepass não “pausa” o anúncio só aqui: ele fecha o mesmo período em todos os sites conectados.
Quando você libera um bloqueio na Rotepass, os outros sites reabrem as datas na próxima leitura que fizerem do link da Rotepass.
O bloqueio pode voltar como reflexo de outro site. Se o Airbnb ou o Booking já tinham lido o seu bloqueio, eles fecham a data no calendário deles e a devolvem no link deles. A Rotepass importa esse link, e a data aparece no Mapa de Reservas como um segundo bloqueio, com o nome daquele site (por exemplo, Airbnb (Not available)). Ao liberar o seu bloqueio, esse reflexo continua fechando a data por um tempo: ele some sozinho depois que o outro site ler o link da Rotepass de novo (em até 2 ou 3 horas) e a Rotepass ler o link dele (em até 15 minutos). Não é preciso liberar nada no outro site.

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Com que frequência a atualização acontece

Cada lado lê o outro no próprio ritmo: O ritmo dos outros sites é definido por eles, não pela Rotepass. Além disso, o link da Rotepass pode levar até 5 minutos para refletir uma mudança. Isso cria uma janela de risco: uma reserva feita na Rotepass pode levar cerca de 3 horas para fechar a data no Airbnb, e uma reserva feita no Airbnb pode levar uns 15 minutos para fechar a data na Rotepass. Se outro hóspede reservar a mesma noite nesse intervalo, acontece o overbooking.
Reservas de última hora: se você recebeu uma reserva para hoje ou amanhã, bloqueie essas datas manualmente nos outros sites em vez de esperar a sincronização. Airbnb e Booking também permitem pedir a atualização do calendário importado na hora, na tela de calendários conectados de cada um.
Na Rotepass, pelo computador, você não precisa esperar os 15 minutos: cada calendário da lista tem o botão Sincronizar agora, que força a leitura imediata. O painel também mostra a última sincronização de cada calendário e um selo de status: Ativo ou Erro.
A leitura manual e as informações de status estão disponíveis apenas no computador. Pelo app, a sincronização acontece de forma automática.

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Proteção contra calendário que some de repente

Às vezes um site publica, por instabilidade, um calendário vazio ou com quase todas as datas faltando. Se a Rotepass liberasse tudo na hora, suas datas ficariam abertas para overbooking. Por isso, quando um link importado fica vazio de repente ou perde quase todas as datas de uma vez, a Rotepass:
  • segura a liberação das datas por algumas horas (cerca de 3 horas desde a primeira leitura estranha), tempo para o site se recuperar;
  • continua importando reservas novas que apareçam no link nesse meio-tempo;
  • só libera as datas se o calendário continuar assim depois desse prazo.
Efeito colateral: se a última reserva que estava no outro site for cancelada de verdade, a data pode levar algumas horas a mais para abrir na Rotepass. É o lado seguro: melhor uma data fechada por mais tempo do que uma reserva duplicada.

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Aceitar solicitações com calendários conectados

No modo de solicitação, o hóspede pede as datas e você tem até 24 horas para responder. Nesse meio-tempo, alguém pode ter reservado as mesmas noites em outro site. Por isso, ao aceitar, a Rotepass confere os calendários importados:
Quando o calendário importado mostra uma reserva nas datas (é assim que o Airbnb publica as reservas), a Rotepass não deixa aceitar e avisa: “Não é possível aceitar: essas datas foram reservadas no Airbnb depois do pedido. Recuse a solicitação para liberar o hóspede.” O nome no aviso é o que você deu ao calendário importado.
Quando o calendário importado mostra as datas apenas como fechadas (é assim que o Booking publica, e o Airbnb também, para datas bloqueadas), a Rotepass abre um aviso: “O Booking mostra essas datas como fechadas. Pode ser só o reflexo desta solicitação ou uma reserva feita lá. Confira antes de aceitar.” Você escolhe Cancelar ou Conferi, aceitar.
Por que “pode ser só o reflexo desta solicitação”? A própria solicitação já sai no link da Rotepass como data ocupada. Quando o Booking lê esse link, fecha as datas lá e passa a mostrá-las como fechadas no link dele, que volta para a Rotepass. Então as datas fechadas podem ser o eco do próprio pedido ou uma reserva real feita no Booking. Abra o calendário do Booking: se não houver reserva lá nessas datas, pode aceitar.

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Quando a sincronização falha

Se a Rotepass não conseguir ler um calendário três vezes seguidas (cerca de meia hora), ele recebe o status Erro e você é avisado por notificação no app e por e-mail. No computador, a mensagem do erro aparece junto do calendário na lista. Os cliques em Sincronizar agora que falham também entram nessa conta: três cliques seguidos com um link errado já colocam o calendário em Erro e disparam o aviso. Enquanto o calendário estiver com erro:
  • as datas que já tinham vindo dele continuam bloqueadas na Rotepass;
  • reservas novas daquele site não chegam à Rotepass;
  • a Rotepass continua tentando sozinha a cada 2 horas e volta o calendário para Ativo assim que o link responder.
Isso costuma acontecer quando o site de origem fica fora do ar por um tempo ou quando o link é alterado ou revogado lá. No primeiro caso, basta esperar ou, pelo computador, clicar em Sincronizar agora depois que o site voltar. No segundo, remova o calendário e adicione de novo com o link atualizado.

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Remover um calendário

Na lista Calendários conectados, clique no ícone de lixeira do calendário que deseja remover.
Pelo computador a remoção é imediata, sem pedido de confirmação. Confira qual calendário está removendo antes de clicar.
Ao remover, todas as datas que vieram daquele calendário são liberadas na Rotepass na hora, mesmo que ainda estejam reservadas no outro site. Se remover por engano, adicione o link de novo e faça a primeira leitura o quanto antes.

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Checklist para reconectar com segurança

Use esta ordem ao conectar a Rotepass pela primeira vez, ao trocar o link de um site ou ao voltar a anunciar depois de um tempo parado:
1

Mantenha os outros sites conectados entre si

Airbnb, Booking e os demais devem continuar importando o link uns dos outros. Eles não dependem da Rotepass para se enxergar.
2

Importe os links na Rotepass e espere a primeira leitura

Adicione o link de cada site na Rotepass. No computador, clique em Sincronizar agora e confira se a Última sincronização mudou para agora (o selo Ativo sozinho não basta); no app, espere até 15 minutos. Confira no Mapa de Reservas se as reservas dos outros sites apareceram.
3

Remova os bloqueios longos usados como pausa

Se você bloqueou um período longo na Rotepass para “pausar” o anúncio, tire esse bloqueio agora. Caso contrário, ao ler o link da Rotepass, os outros sites fecham esse período inteiro.
4

Só então cole o link da Rotepass nos outros sites

Com a Rotepass já sabendo das reservas de fora e sem bloqueios esquecidos, cole o link de exportação da Rotepass em cada site e, se o site permitir, peça a atualização na hora.
5

Confira as conexões

Veja se cada site importa todos os outros (as 12 conexões da tabela acima, no caso de quatro sites) e se nenhum calendário está com Erro.

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Perguntas frequentes

Sim, se quiser proteção nos dois sentidos. Exportar sozinho faz os outros sites respeitarem a Rotepass, mas não o contrário. Importar sozinho faz o oposto.
Sim. Importe um calendário para cada site onde anuncia, no mesmo anúncio (ou quarto). O mesmo link não pode ser adicionado duas vezes, e o link de exportação da Rotepass é um só para todos os sites.
Não pela Rotepass. O link da Rotepass leva só o que aconteceu na Rotepass. Para o Airbnb saber das reservas do Booking, importe o link do Booking direto no Airbnb, e o do Airbnb direto no Booking.
Não. Todo bloqueio feito na Rotepass entra no link de exportação e fecha a data também nos sites que leem esse link.
Não. Para interromper a importação, remova o calendário (as datas que vieram dele são liberadas na hora) e adicione de novo quando quiser voltar.
A primeira leitura acontece em até 15 minutos. No computador, clique em Sincronizar agora para ler na hora. Se aparecer um aviso de erro ou o calendário continuar Nunca sincronizado, confira o link no site de origem. Não espere o selo mudar para Erro: ele continua Ativo até a terceira tentativa com falha.
Cada site precisa ler o outro de novo para liberar. Se a reserva era da Rotepass, o Airbnb e o Booking reabrem as datas quando lerem o link da Rotepass (em até 2 ou 3 horas). Enquanto isso, a data fechada por eles pode continuar aparecendo como bloqueio aqui, como eco; ela abre sozinha depois que eles atualizarem.
Não. Para o hóspede, a data só aparece como indisponível.
Não. Bloqueios recorrentes criados no outro site não são importados; só entram os eventos com data de início e fim definidas. Se você usa esse tipo de bloqueio, repita-o manualmente no calendário da Rotepass. Veja Calendário e disponibilidade. Eventos marcados como cancelados ou como livres no outro calendário também não bloqueiam.
Não. A Rotepass espelha o calendário inteiro que o outro site publicar, sem corte de período.
Não. Só a disponibilidade é sincronizada. Preços e descontos continuam definidos separadamente em cada site. Veja Preços e tarifas.